Unterm Strich ein Gewinn

 
 

Betriebsausgaben

Der Betriebsausgabenbegriff ist etwas weiter auszulegen als der Begriff der Werbungskosten („Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen“).

In jedem Fall ist man darüber hinaus zur Mitwirkung an der Sachverhaltsfeststellung verpflichtet. Eigenbelege werden i.d.R. nur dann als Nachweis anerkannt, wenn nach der Art der Betriebsausgabe üblicherweise kein Beleg erhältlich ist (z.B. Trinkgelder).

Gem. § 162 BAO hat der Steuerpflichtige über Aufforderung des Finanzamtes den Empfänger einer von ihm geltend gemachten Aufwendung genau zu bezeichnen (insb. vollständiger Name, Adresse). Verweigert der Steuerpflichtige die Angaben (z.B. aus geschäftlicher Rücksichtnahme auf den Empfänger), darf die Behörde die Absetzung als Betriebsausgabe nicht anerkennen (kein Ermessensspielraum!), auch wenn sie sachlich gerechtfertigt erscheint.

Auch Aufwendungen, die nach Betriebsaufgabe anfallen, sind bei Vorliegen eines Zusammenhangs mit der ehemaligen Tätigkeit als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die im Zuge einer Betriebsaufgabe oder Betriebsveräußerung beim bisherigen Betriebsinhaber verbliebenen Schulden sind- soweit sie nicht mit einem in die Privatsphäre überführten Wirtschaftsgut zusammenhängen- weiterhin dem Betriebsvermögen zuzurechnen. Die Zinsen dafür sind nachträgliche Betriebsausgaben, wobei aber alle zumutbaren Schritte zur Tilgung dieser Verbindlichkeit unternommen worden sein müssen.

PKW´s und Kombis:

Anschaffungskosten (bzw. bei Leasingfahrzeugen die einem solchen Fahrzeug entsprechenden Leasingraten) sind nur bis zur Obergrenze von € 40.000,-- (diese Kosten umfassen auch die Sonderausstattung und Sicherheitseinrichtungen wie z.B. ABS) abzugsfähig.

Auch bei Gebrauchtwagen sind die Anschaffungskosten zum Zeitpunkt der Erstzulassung maßgeblich, wenn sie noch keine 5 Jahre alt sind. Für ältere Gebrauchtwagen sind die tatsächlichen Anschaffungskosten maßgeblich.

Da nur der steuerlich abzugsfähige Teil zum Betriebsvermögen gehört, ist auch beim Verkauf nur der aliquote Verkaufserlös steuerpflichtig.

Treibstoffkosten sind in voller Höhe abzugsfähig. Wertabhängige Kosten (z.B. Kosten einer Kaskoversicherung, Zinsen, Haftpflichtversicherungsprämien, motorbezogene Versicherungssteuer) sind auf den Betrag zu kürzen, der üblicherweise auf die angemessene Preisklasse (PKW um € 40.000,--) entfällt.

Berufskleidung:

Nur Ausgaben für die Anschaffung, Reinigung und Instandhaltung von typischer Berufskleidung sind Betriebsausgaben. Ausgaben für die übliche bürgerliche Kleidung sind nicht abzugsfähige Kosten der Lebensführung, auch wenn sie tatsächlich bei der Berufsausübung getragen wird.

Nicht abzugsfähig sind z.B.

Computer:

Aufwendungen für einen PC einschließlich Zubehör sind Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten, soweit die berufliche Verwendung eindeutig feststeht. Bei PCs, die in der Wohnung des Steuerpflichtigen aufgestellt sind, ist das Ausmaß der beruflichen Nutzung glaubhaft zu machen.

Bei Dienstnehmern ist- vorbehaltlich des vom Steuerpflichtigen zu führenden Nachweises eines geringeren Privatanteils - von einer zumindest 40%igen Privatnutzung auszugehen.

Fahrtkosten:

Die Notwendigkeit und Angemessenheit betrieblich veranlasster Fahrten ist von der Finanzbehörde nicht zu überprüfen. Ebenso ist die Wahl des Verkehrsmittels dem Steuerpflichtigen grundsätzlich freigestellt.

Wird ein Fahrzeug über 50 % betrieblich genutzt – unter Voraussetzung einer nicht über 30.000 km liegenden betrieblichen Jahres-Fahrleistung - können stattdessen wahlweise auch das amtlichen Kilometergeld geltend gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, aus dem zumindest hervorgehen müssen: Zeitpunkt, Ziel, und Zweck der Fahrt, Anzahl der gefahrenen Kilometer, Kilometerstand. Der Nachweis kann auch durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, erbracht werden.

Formelle Mängel des Fahrtenbuches können dazu führen, dass der Aufwand geschätzt wird, bewirken aber keinesfalls die völlige Aberkennung als Betriebsausgaben.

Mit dem Kilometergeld in Höhe von € 0,42 (für PKW, zusätzlich je Mitfahrer 0,05) sind unter anderem folgende Kosten abgegolten und können daher nicht zusätzlich geltend gemacht werden:

Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind Betriebsausgaben, es sei denn, dass eine weit entfernte Wohnung aus privaten Gründen beibehalten wird. Heimfahrten zwecks Einnahme des Mittagessens gehören dagegen nicht zu den abzugsfähigen Lebenshaltungskosten, ausgenommen bei beruflich bedingter, besonders langer Mittagspause (z.B. Artist, vormittags Probe, abends Auftritt).

Eine ausschließliche oder fast ausschließliche betriebliche Nutzung des PKW ist grundsätzlich mittels Fahrtenbuch nachzuweisen. Dies gilt auch für die Ermittlung eines Privatanteils, der ansonsten geschätzt werden muss.

Fortbildungskosten:

Abzugsfähig sind Kosten zur Verbesserung der beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten im bereits ausgeübten Beruf (z.B. Fachtagungen, Kongresse, Fortbildungskurse). Aufwendungen für die erstmalige Ausbildung wären dagegen der Privatsphäre zuzuordnende Ausbildungskosten (wie z.B. auch Hochschulstudium oder Abendmatura ohne Berufsausübung).

Beispiele für abzugsfähige Fortbildungskosten:

Nicht abzugsfähig:

Repräsentationsaufwendungen:

Repräsentationsaufwendungen können zwar zweifellos ihre Ursache im betrieblichen Geschehen haben, demgegenüber stehen aber auch Motive der privaten Lebensführung, weshalb § 20 Abs. 1 Z. 3 EStG solche Ausgaben ausdrücklich für nicht absetzbar erklärt. Darunter fallen auch Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden, außer der Steuerpflichtige weist (Umkehr der Beweislast!) nach, dass die Bewirtung der Werbung dient (potentielle Kunden) und die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt („Geschäftsessen“).

In diesem Fall liegen Betriebsausgaben vor, die allerdings nur zur Hälfte abgesetzt werden können (die Einschränkung gilt nicht für den Vorsteuerabzug).

Bloße Gasthauszettel genügen nicht als Nachweis; die Namen der eingeladenen Teilnehmer und der Zweck der Besprechung sollten auf dem Beleg vermerkt werden.

Beispiele für nichtabzugsfähige Repräsentationsaufwendungen:

Naturgemäß ergeben sich schon aus der unklaren Bedeutung des Begriffs „Repräsentationsaufwand“ gewisse Unsicherheiten, sodass vielfach erst im konkreten Einzelfall eine Entscheidung getroffen werden kann.

Gleichzeitig ist zu beachten, dass beim Empfänger Zuwendungen, die über bloße Aufmerksamkeiten hinausgehen, ohne Rücksicht auf die steuerliche Behandlung beim Geber u.U. als steuerpflichtige Einnahmen zu erfassen sind.

Reisekosten:

Gem. § 4 Abs. 5 EStG sind Mehraufwendungen des Steuerpflichtigen für Verpflegung (Tagesgeld) und Unterkunft (Nächtigungsgeld) bei ausschließlich durch den Betrieb veranlassten Reisen als Betriebsausgaben anzuerkennen, soweit sie folgende Sätze nicht übersteigen:

Inland:

Tagesgeld € 26,40 pro Tag

Dauert eine Reise länger als 3 Stunden, kann für jede angefangene Stunde 1/12 (= € 2,20) angesetzt werden. Dauert eine Reise über 11 Stunden, steht daher bereits der volle Satz zu. Für volle 24 Stunden dürfen jedoch auch nicht mehr als € 26,40 angesetzt werden.

Beispiele:

Anstelle der Berechnung der Tagesgelder für 24 Stunden kann eine Abrechnung nach Kalendertagen folgen, d.h. das volle Tagesgeld steht dann je nach Kalendertag zu, sobald mehr als elf Stunden Reisezeit in Anspruch vorliegen; ab dem nächsten Kalendertag beginnt ein neuer Anspruch zu laufen.

Höhere Tagesdiäten können auch bei belegmäßigem Nachweis nicht geltend gemacht werden. Die Beträge enthalten 10 % Vorsteuer (für 1 ganzen Tag beträgt der Satz somit € 24,-- netto + € 2,40 USt).

Eine „Reise“ liegt nur vor bei einer Entfernung von mindestens 25 km vom Mittelpunkt der Tätigkeit (Ort der Betriebstätte), wobei die kürzeste zumutbare Strecke zu wählen ist (i.d.R. Straßenkilometer).

Ein durchgehender oder regelmäßig widerkehrender Aufenthalt an ein- und demselben Ort über 5 Tage begründet einen weiteren „Mittelpunkt der Tätigkeit“, ab diesem Zeitpunkt können daher keine Reisekosten mehr geltend gemacht werden. Dasselbe gilt bei unregelmäßig wiederkehrendem Aufenthalt über 15 Tage.

Nächtigungsgeld

Das Pauschale enthält auch die Kosten des Frühstücks. Anstelle des pauschalen Nächtigungsgeldes können (zum Unterschied vom Taggeld) auch die tatsächlichen Kosten belegmäßig nachgewiesen werden. Auch die Nächtigungspauschale enthält 10 % Vorsteuer.

Ausland:

Für Auslandsreisen können die jeweils für Bundesbedienstete vorgesehenen Höchstsätze angesetzt werden. Auch hier können nur bei den Nächtigungskosten höhere Aufwendungen mit Beleg geltend gemacht werden, nicht jedoch bei den Tagesdiäten.

Vorlage: Reisekostenabrechnung

Spenden:

Spenden waren bis 31.12.2008 grundsätzlich nicht abzugsfähig, und zwar auch dann nicht, wenn sie durch betriebliche Erwägung (Werbewirksamkeit) mitveranlasst wurden.

So wurden z.B. lt. BMF-Erlass Spenden für die Aktion „Nachbar in Not“ ausdrücklich als nicht abzugsfähig bezeichnet.

Spenden sind nur dann absetzbar, wenn sie nahezu ausschließlich (Überwiegen genügt nicht) auf betriebswirtschaftlicher Grundlage beruhen, was bei Aufwendungen für gemeinnützige Zwecke aber nicht der Fall ist. Spenden führen nicht schon deshalb zu Betriebsausgaben, weil damit auf das Unternehmen des Spenders aufmerksam gemacht wird, wie z.B. Hinweis in der örtlichen Presse oder Tafel am Eingang eines Gebäudes. So sind auch Spenden an SOS-Kinderdörfer zur Gänze nicht abzugsfähig, auch wenn damit gewisse Werbewirkungen verbunden sind.

Sponsorverträge mit Sportverein führen dann zu Betriebsausgaben, wenn die gegenseitigen Pflichten von vornherein eindeutig fixiert sind und die Leistungen des Vereins geeignet sind, eine breite Werbewirkung zu entfalten.

Bestimmte Zuwendungen (siehe „besondere Betriebsausgaben“), insbesondere für Forschungszwecke, werden vom EStG ausdrücklich für abzugsfähig erklärt (Liste der begünstigten Empfänger des BMF).

Die aktuelle Liste kann auf der Homepage des BMF (www.bmf.gv.at) unter „Steuern/Fachinformation/ Einkommensteuer/ Absetzbare Spenden“ abgerufen werden.

Ausdrücklich abzugsfähig sind Geld- oder Sachzuwendungen im Zusammenhang mit der Hilfestellung in Katastrophenfällen (insb. Hochwasser-, Erdrutsch-, Vermurungs-, und Lawinenschäden), wenn sie der Werbung dienen (Hinweis auf Homepage oder Artikel in Lokalzeitschrift genügt).

Es gibt dabei keine Einschränkung auf inländische Naturkatastrophen, somit sind auch Spenden für die Tsunami-Opfer der Flutkatastrophe im Indischen Ozean abzugsfähig.

Ab 2009 sind Spenden an mildtätige Organisation und Sammelvereine („zur Linderung menschlicher Not“) bis 10 % des Gewinns bzw. Einkommens als Betriebsausgaben bzw. Sonderausgaben abzugsfähig. Eine entsprechende aktuelle Liste ist auf der Homepage des BMF („Steuern/Aktuelles“) abrufbar.

Versicherungsprämien:

Art der Versicherung

steuerliche Behandlung

Pflichtversicherung in der gesetzlichen Kranken-, Unfall – und Pensionsversicherung

Betriebsausgabe

freiwillige Personenversicherung

Sonderausgabe

berufliche Haftpflichtversicherung

Betriebsausgabe

Sachversicherung für betriebliche Wirtschaftsgüter

Betriebsausgabe

Betriebsunterbrechungsversicherung

Betriebsausgabe

Zahlungen von der Berufsunfähigkeits- Versicherung

Betriebseinnahme

private Haftpflichtversicherung

nicht absetzbar

Sachversicherung für private Sachen

nicht absetzbar

Zinsen:

Dem Steuerpflichtigen steht es frei, seinen Betrieb mit Eigen- oder Fremdkapital auszustatten (Grundsatz der Finanzierungsfreiheit).

Zinsen für betriebsbedingte Schulden, insb. die Anschaffung von Wirtschaftgütern des Betriebsvermögens, sind Betriebsausgaben, und zwar auch dann, wenn den durch die laufenden Geschäftsfälle sich vergrößernden Betriebsschulden zahlreiche Privatentnahmen gegenüberstehen (eine Aufteilung der Zinsen in betrieblichen und privaten Anteil für ein und dieselbe Schuld ist grundsätzlich nicht vorzunehmen).

Schulden zur Anschaffungen von Wirtschaftsgütern des Privatvermögens sind hingegen niemals Betriebsschulden, die Zinsen daher keine Betriebsausgaben.

Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG bestimmt sich der Betriebsausgabenabzug an sich nach dem Zeitpunkt des Abflusses von Geldmitteln. Bei einem Kontokorrentkonto bewirken die Belastungen mit Bankspesen und Zinsen einen Abfluss, und zwar unabhängig davon, ob ein Guthaben verringert oder ein Schuldenstand erhöht wird.

Nichtabzugsfähige Ausgaben

Gem. § 20 EStG dürfen bei den einzelnen Einkünften nicht abgezogen werden:

1. Für den Haushalt des Steuerpflichtigen und für den Unterhalt von Familienangehörigen aufgewendete Beträge
z.B. Ausgaben für Ernährung, Kleidung, Wohnung, Freizeit, Urlaub, Krankheit,…

2.

a) Aufwendungen für die Lebensführung, auch wenn sie im beruflichen Interesse erfolgen

b) Unangemessen hohe Aufwendungen bei PKW und Kombis, Flugzeugen, Sport- und Luxusbooten, Jagden, geknüpfte Teppichen, Tapisserien und Antiquitäten

c) Reisekosten, soweit sie die amtlichen Pauschalsätze übersteigen

d) Aufwendungen für Arbeitszimmer im Wohnungsverband, wenn dieses nicht den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet

e) Familienheimfahrten, soweit diese das Pendlerpauschale (Höchstsatz) übersteigen

3. Repräsentationsaufwendungen
Ausnahme: Bewirtungsspesen mit Werbecharakter (zu 50 % absetzbar)

4. Spenden; Zuwendungen an gesetzliche Unterhaltsberechtigte

Das Abzugsverbot gilt nicht nur für freiwillige Zuwendungen an Dienstnehmer, weil diesen regelmäßigen Entgeltscharakter für die Arbeitskraft zukommt („freiwilliger Sozialaufwand“).

5. Geld- oder Sachzuwendungen, deren Gewährung oder Annahme mit gerichtlicher Strafe bedroht ist (Schmier- und Bestechungsgelder)
Eine gerichtliche Verurteilung ist nicht erforderlich, es handelt sich vielmehr um eine von der Finanzbehörde selbst zu beurteilende Vorfrage

6. Personensteuern (z.B. Einkommensteuer, Erbschaftsteuer) sowie darauf entfallende Säumnis-, Verspätungszuschläge oder Stundungszinsen.

Weiter besteht ein grundsätzliches Abzugsverbot für Ausgaben, die mit nicht steuerpflichtigen Einnahmen (z.B. öffentliche Subvention) in unmittelbarem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, sowie für Ausgaben in Verbindung mit endbesteuerten Kapitalerträgen.

Der Betriebsausgabenbegriff ist etwas weiter auszulegen als der Begriff der Werbungskosten („Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen“).

Gem. § 162 BAO hat der Steuerpflichtige über Aufforderung des Finanzamtes den Empfänger einer von ihm geltend gemachten Aufwendung genau zu bezeichnen (insb. vollständiger Name, Adresse). Verweigert der Steuerpflichtige die Angaben (z.B. aus geschäftlicher Rücksichtnahme auf den Empfänger), darf die Behörde die Absetzung als Betriebsausgabe nicht anerkennen (kein Ermessensspielraum!), auch wenn sie sachlich gerechtfertigt erscheint.

Auch Aufwendungen, die nach Betriebsaufgabe anfallen, sind bei Vorliegen eines Zusammenhangs mit der ehemaligen Tätigkeit als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die im Zuge einer Betriebsaufgabe oder Betriebsveräußerung beim bisherigen Betriebsinhaber verbliebenen Schulden sind - soweit sie nicht mit einem in die Privatsphäre überführten Wirtschaftsgut zusammenhängen - weiterhin dem Betriebsvermögen zuzurechnen. Die Zinsen dafür sind nachträgliche Betriebsausgaben, wobei aber alle zumutbaren Schritte zur Tilgung dieser Verbindlichkeit unternommen worden sein müssen.