Unterm Strich ein Gewinn

 
 

Buchhaltung

Buchhaltung:

Buchhaltung beginnt nicht erst mit der Übergabe der Belege an Ihren Steuerberater, sondern zuerst müssen Grundsatzentscheidungen und Vorbereitungsarbeiten wie:

getroffen werden.

Wir möchten Ihnen natürlich auch hier beratend zur Seite stehen und geben Ihnen ein paar nützliche Infos.

 

Gewinnermittlungsarten

Auf Basis des Gewinns wird die Steuer bemessen. Einzelunternehmer und Personengesellschaften können sich in aller Regel für ein bestimmtes System des Rechnungswesens entscheiden:

  • Bilanzierung nach § 5 oder § 4 (1) EStG bzw. § 5 (2) EStG für eingetragene Unternehmen

  • Einnahmen- Ausgabenrechnung

  • Pauschalierung

Die folgende Übersicht zeigt einen Überblick über die Möglichkeiten:

Rechtsform

Umsatzgrenze

Art des Rechnungswesens

Einzelunternehmen und
Personengesellschaften (OG,
KG)

Bis 220.000 Euro Umsatz im
Vorjahr

Wahlweise Basispauschalierung,
Einnahmen-Ausgabenrechnung
oder doppelte Buchführung
(nach § 4 Abs. 1 EStG möglich)

 

Bis 700.000 Euro Umsatz

Wahlweise Einnahmen-
Ausgaben- Rechnung oder
doppelte Buchführung (nach § 4 Abs. 1 EStG;
bei Fortsetzungsoption auch nach § 5 EStG) möglich

 

Bei zweimaligem Überschreiten
der Umsatzgrenze von 700.000
Euro oder einmaligen
Überschreiten von 1.000.000 Euro

Doppelte Buchführung nach
§ 5 EStG verpflichtend

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG,
GmbH & CoKG)

Keine Umsatzgrenze

Doppelte Buchführung (nach § 5 EStG,
gilt für GmbH und AG auch bei nicht
gewerblicher Tätigkeit) unabhängig
vom Umsatz stets verpflichtend

a) Bilanzierung

Die Bilanz ist eine Auflistung von Herkunft und Verwendung des Kapitals eines Unternehmers.

Es wird das Vermögen (Anlagen, Vorräte, Bankguthaben) den Schulden (Verbindlichkeiten, Rückstellungen) gegenübergestellt.

Parallel dazu erfolgt die Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung, in der den Erträgen eines Unternehmers die Aufwendungen gegenübergestellt werden.

Die Erfassung der Belege erfolgt im Zeitpunkt ihres Entstehens (vereinbarte Entgelte).


b) Einnahmen- Ausgabenrechnungen:

Zeitpunkt der Gewinnverwirklichung: Zufluss–Abfluss-Prinzip:

Bei der Einnahmen-Ausgabenrechnung werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nicht zum Zeitpunkt des Entstehens, sondern im Zeitpunkt ihrer Vereinnahmung bzw. Verausgabung erfasst (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Soweit daher der Geldfluss eine bereits früher entstandene Forderung oder Verbindlichkeit betrifft, kommt es zu einer Erfassung von Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben erst im Zeitpunkt des Geldflusses.

Aufzeichnungspflicht:

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind aufzuzeichnen und zum Ende eines Jahres zusammenzurechnen und gegenüberzustellen.

Anlagevermögen:

Aufwendungen zur Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagegütern dürfen nicht im Zeitpunkt der Bezahlung als Betriebsausgaben, sondern nach erfolgter Inbetriebnahme, abgesetzt werden. Sie sind im Anlagenverzeichnis zu erfassen und bei Abnutzbarkeit im Wege der AfA abzusetzen.


c) Pauschalierung

Sofern ein Unternehmer einen Vorjahresumsatz unter € 220.000,-- hat, kann er anstatt der exakten Betriebsausgaben 12 % der Umsätze (in manchen Fällen 6 %) der Ausgaben geltend machen.

Diese Art der Gewinnermittlung ist eine Form der Einnahmen- Ausgabenrechnung. Sie bezieht sich nur auf die Ausgaben. Die Betriebseinnahmen sind daher in jedem Fall in der tatsächlichen Höhe anzusetzen.


Belegorganisation

Belegorganisation:

Zu den Pflichten eines Unternehmers gehört auch das Führen von Büchern und Aufzeichnungen. Im Rahmen der Neugründung stellt man sich häufig die Frage der Belegorganisation.

Belegaufbewahrung:

Alle betrieblichen Belege sind je Kalenderjahr zu sammeln und mindestens 7 Jahre aufzubewahren.

Eigenes betriebliches Bankkonto:

Betriebliche Einnahmen und Ausgaben sollten soweit wie möglich über ein eigenes neues und separates betriebliches Bankkonto laufen.

Getrennt davon sind die restlichen baren Einnahmen und bezahlten Ausgaben aufzubewahren.

Kassabuch:

Die Bareinnahmen und Barausgaben sind einzeln und täglich aufzuzeichnen (Grundaufzeichnungen), bis 150.000 € Umsatz pro Kalenderjahr gibt es Erleichterungen.Vorlage: Kassabuch

Grundsätzlich haben alle Belege eine fortlaufende Nummer und alle Rechnungsmerkmale gemäß § 11 Umsatzsteuergesetz aufzuweisen (siehe Kapitel Rechnungen und Umsatzsteuer).

Die exakte Führung eines täglichen Kassabuches, insbesondere bei Verwendung einer Registrierkassa, besprechen Sie bitte persönlich mit Ihrem Betreuer.

Exkurs: Barbewegungs -Verordnung:

Im Rahmen des Betrugsbekämpfungsgesetzes wurden ab 1.1.2008 die Aufzeichnungspflichten für alle Unternehmen, die mit Bareinnahmen im täglichen Geschäftsleben konfrontiert sind, erheblich verschärft. Bareinnahmen und -ausgaben müssen demnach einzeln aufgezeichnet werden.

Am meisten trifft die Barbewegungsverordnung, Kleinbetriebe mit typischerweise Bareinnahmen wie insbesondere Gastronomie, Friseure, Taxiunternehmen und den Handel.

Bei Vorliegen von Einzelaufzeichnungspflicht bleibt jedem Steuerpflichtigen die Auswahl der Art der Erfassung selbst vorbehalten. Das Mindesterfordernis ist es den einzelnen Bareingang aufzuzeichnen, wenn allerdings zusätzliche Aufzeichnungen gemacht werden, dann sind diese ebenso aufzubewahren.

Nachweis der Betriebsausgaben:

Zur steuerlichen Anerkennung der Betriebsausgaben ist der Unternehmer grundsätzlich verpflichtet, dem Finanzamt auf Verlangen die Aufwendungen nachzuweisen und die Richtigkeit der Ausgaben zu beweisen. Grundsätzlich sind Betriebsausgaben durch schriftliche Belege nachzuweisen. Eigenbelege sind nur dann zulässig, wenn nach der Natur des Geschäftes kein Fremdbeleg erhältlich ist (z.B. Trinkgelder, auswärts geführte Telefongespräche).

Wareneingangsbuch:

Grundsätzlich sind gewerbliche Einnahmen - Ausgabenrechner für steuerliche Zwecke zur Führung eines Wareneingangsbuches verpflichtet.

In das Wareneingangsbuch sind alle Waren (einschließlich der Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten) einzutragen, die der Unternehmer zur gewerblichen Weiterveräußerung, sei es in derselben Beschaffenheit, sei es nach vorheriger Bearbeitung oder Verarbeitung, auf eigene oder fremde Rechnung erwirbt. Waren, welche zur reinen Leistungserbringung benötigt werden und nicht weiterveräußert werden, sind nicht im Wareneingangsbuch einzutragen (Verbrauchsmaterialien, Betriebsstoffe).

Das Wareneingangsbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • fortlaufende Nummer
  • Rechnungsdatum (oder Tag des Rechnungseingangs)
  • Name (Firma) und Anschrift des Lieferanten
  • Bezeichnung, wobei eine branchenübliche Sammelbezeichnung genügt
  • Preis
  • Hinweis auf die dazugehörigen Belege (Beleg-Nummer)

Die Eintragungen sind in richtiger zeitlicher Reihenfolge vorzunehmen, die Beträge sind monatlich und jährlich zusammenzurechnen. Die Eintragungen sind zeitgerecht vorzunehmen. Gleichzeitig mit der Eintragung ist auf dem Beleg, wenn solcher erteilt worden ist, die fortlaufende Nummer, unter der die Ware im Wareneingangsbuch eingetragen ist, zu vermerken.


Rechnung und Umsatzsteuer

Allgemeines:

Der Unternehmer hat grundsätzlich Umsatzsteuer zusätzlich zu seinen „Netto“- Preisen an Kunden zu verrechnen, einzuheben und monatlich bzw. quartalweise bis zum 15. des zweitfolgenden Monats ans Finanzamts abzuführen. Gleichzeitig bekommt er die bezahlten „Vorsteuern“ laut ordnungsgemäßen Rechnungsbelegen vom Finanzamt zurück (ausgenommen PKW).

Die Umsatzsteuer beträgt im Normalfall 20 % und nur für ganz bestimmte Lieferungen und Leistungen gelten 12 %, 10 % oder 0 % Umsatzsteuer. Formale Rechnungsmerkmale sind zu beachten. Prüfen Sie Rechnungen bei Erhalt auf materielle und formelle Fehler.

Kleinunternehmer:

Ausnahmen gibt es für sogenannte „Kleinunternehmer“ mit Umsätzen von maximal € 30.000,-- pro Jahr zuzüglich Umsatzsteuer. Diese sind von einer Umsatzsteuerpflicht befreit, können sich aber auch keine Vorsteuern abziehen.

Gesetzliche Bestandteile der Rechnung:

Rechnungen müssen gewisse gesetzliche Bestandteile beinhalten, damit bei diesen beispielsweise der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.

Rechnung über 150 Euro

Rechnung bis 150 Euro
(Kleinbetragsrechnung)

1) Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens

2) Name und Anschrift des Leistungsempfängers

3) Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung

4) Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistung

5) Nettoentgelt

6) Steuerbetrag

1) Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens

3) Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung

4) Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistung

5) Nettoentgelt

6) Steuerprozentsatz

7) Steuersatz oder Zusatz auf Steuerbefreiung

8) Ausstellungsdatum

9) Fortlaufende Nummer

10) UID-Nummer des Rechnungsaustellers

 

11) bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto inkl. USt ist die UID des Leistungsempfängers anzugeben

 

Weiter Bestandteile der Rechnung:

Neben den gesetzlichen Bestimmungen ist es aus kaufmännischer Sicht auch sinnvoll, weitere Bestandteile in der Rechnung anzuführen. Dies können beispielweise sein:

  • Bestellnummer, Vertreternummer

  • Rabatt

  • Artikelnummer

  • Bankverbindung, Firmenbuchnummer

  • Reklamationsfrist

  • Eigentumsvorbehalt

  • Zahlungsbedingungen

  • Verzugszinsen

  • Fakturengerichtsstand