Below the line a profit
In fast jedem Unternehmen werden Kraftfahrzeuge (Kfz) betrieblich genutzt. Die folgenden Ausführungen sollen Ihnen einen kurzen Überblick über die steuerlichen und buchhalterischen Bereiche bieten.
Die einkommensteuerliche Behandlung hängt davon ab, ob sich das Kfz im Betriebsvermögen oder im Privatvermögen befindet.
Ein Kfz zählt dann zum Betriebsvermögen, wenn es im Eigentum des Unternehmers steht und zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Diese Beurteilung erfolgt nach der Jahreskilometerleistung.
Wird das Kfz zu weniger als 50 % betrieblich genutzt, zählt es zum Privatvermögen.
PKW oder Kombi wird zu mehr als 50 % betrieblich genutzt
Als Betriebsausgaben zu berücksichtigen sind die tatsächlichen Kosten wie die AfA oder die Leasingraten und die laufenden Betriebskosten. Diese müssen mit Belegen nachgewiesen werden.
Wird das Kfz auch privat genutzt, ist von den Gesamtkosten ein Anteil auszuscheiden. Das Ausmaß der betrieblichen Nutzung ist nachzuweisen. Dafür sollte ein Fahrtenbuch handschriftlich geführt werden. Die Vorlage zum Fahrtenbuch finden Sie am Ende des Beitrages.
Wird das Kraftfahrzeug vom Unternehmer gekauft und zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, gehört es zum Betriebsvermögen.
Dies gilt auch für Leasingverträge, die als Kauf zu werten sind.
Beim Kaufpreis ist auf die Angemessenheitsgrenze Bedacht zu nehmen.
Anschaffungskosten für neue PKW oder Kombi werden nur bis zur Angemessenheitsgrenze von € 40.000,-- als betrieblich veranlasst anerkannt. Sonderkosten, wie Klimaanlage, Alufelgen, Sonderlackierungen, Antiblockiersystem, Airbag, etc. erhöhen diese Obergrenze nicht.
Bei Gebrauchtfahrzeugen, die älter als 5 Jahre sind, gilt der Kaufpreis als Grundlage für die AfA. Bei jüngeren Gebrauchtfahrzeugen ist die Angemessenheitsgrenze des Neupreises zu beachten.
Für PKW und Kombi wurde im Gesetz eine Mindestnutzungsdauer von 8 Jahren festgelegt. Diese gilt für Neufahrzeuge.
Bei Gebrauchtfahrzeugen können die Jahre des Vorbesitzers abgezogen werden (so genannte Differenzmethode). Ergibt sich danach eine Nutzungsdauer, die kürzer ist als die tatsächliche, ist die „echte“ Nutzungsdauer anzusetzen.
Die jährliche Abschreibung bzw. Absetzung für Abnutzung (AfA) errechnet sich wie folgt:
AfA= Steuerliche Anschaffungskosten : Mindestnutzungsdauer/ Restnutzungsdauer
Erfolgt die Anschaffung im 1. Halbjahr, wird die Ganzjahres-AfA abgesetzt, bei Anschaffung danach die Halbjahres-AfA.
Dazu gehören u.a. Treibstoffe, Reparaturen, Versicherungen, Mautgebühren, Garagierungskosten. Sie sind als Betriebsausgaben absetzbar.
Von der Angemessenheitsgrenze sind wertabhängige Kosten wie z.B. Kosten einer Kaskoversicherung und Zinsen betroffen. Sie sind nur in der Höhe des für die Angemessenheitsgrenze errechneten Prozentsatzes absetzbar. Die motorbezogene Versicherungsteuer ist maximal mit dem Betrag absetzbar, der üblicherweise auf die Preisklasse in Höhe der Angemessenheitsgrenze entfällt.
Sowohl von der AfA als auch von den Leasingraten und den Betriebskosten ist ein Privatanteil im Ausmaß der privaten Nutzung auszuscheiden. Der Privatanteil sollte durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Auf die Berechnung des Privatanteiles wird bei der Umsatzsteuer näher eingegangen.
Die Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte sind bei einem Unternehmer betriebliche Fahrten.
Pkw oder Kombi wird zu weniger als 50 % betrieblich genutzt:
Die folgenden Erläuterungen betreffen Kfz, die vom Unternehmer gekauft oder geleast wurden und zu weniger als 50 % betrieblichen Zwecken dienen. Es besteht grundsätzlich ein Wahlrecht zwischen der Verrechnung von Kilometergeld und dem Ansetzen der tatsächlichen Kosten im Ausmaß der betrieblichen Nutzung.
Werden nicht mehr als 30.000 km pro Jahr für betriebliche Fahrten zurückgelegt und sind das weniger als 50 % der Jahreskilometerleistung, kann das amtliche Kilometergeld als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Das Kilometergeld beträgt € 0,42 pro betrieblich gefahrenen Kilometer. Für jede Person, die aus betrieblichen Gründen mitbefördert werden muss, gebührt ein Zuschlag von € 0,05 pro km.
Damit sind sämtliche Aufwendungen abgegolten, auch Garagierung, Parkgebühren und Mauten. Lediglich Unfallkosten, die auf betrieblichen Fahrten verursacht wurden, sind zusätzlich absetzbar, soweit sie nicht durch eine Versicherung ersetzt werden.
Hinweis: Die betrieblichen Fahrten sollten durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden (Vorlage siehe Ende des Beitrages).
Werden betriebliche Fahrten von mehr als 30.000 km (welche aber weniger als 50 % der Jahreskilometerleistung ausmachen) zurücklegt, können entweder die Kilometergelder für 30.000 km oder die tatsächlichen Kosten in Ausmaß der betrieblichen Nutzung angesetzt werden.
Die tatsächlichen Kosten können immer als Alternative zum Kilometergeld im Ausmaß der betrieblichen Nutzung geltend gemacht werden. Dazu gehören die AfA oder die Leasingraten und die laufenden Betriebskosten. Bei der Berechnung sind die Kriterien für Kfz im Betriebsvermögen anzuwenden.
LKW wird nicht zu mehr als 50 % betrieblich genutzt
Sowohl für „normale“ LKW wie auch für Kleinlastkraftwagen, die im Grenzbereich zwischen LKW und Kombi angesiedelt sind, gibt es:
Keine Angemessenheitsgrenze
Keine Mindestnutzungsdauer und
Keinen Aktivposten für Leasingraten.
Absetzbar sind im Ausmaß der betrieblichen Nutzung:
AfA unter Zugrundlegung einer Nutzungsdauer von üblicherweise 5 Jahren für Neufahrzeuge
Leasingraten
Betriebskosten
Was ist ein Kleinlastkraftwagen (Fiskal-LKW)?
Kleinlastkraftwagen sind Fahrzeuge, die sich sowohl nach dem äußeren Erscheinungsbild als auch von der Ausstattung her erheblich von einem der Personenbeförderung dienenden Fahrzeug unterscheiden.
Das Fahrzeug muss so gebaut sein, dass ein Umbau in einem Personen- oder Kombinationskraftwagen mit äußerst großem technischen und finanziellen Aufwand verbunden und somit wirtschaftlich sinnlos wäre.
Im Einzelnen muss ein Kleinlastkraftwagen folgende Ausstattungsmerkmale aufweisen:
Heckklappe oder Hecktüre(n)
Nur eine Sitzreihe für Fahrer und Beifahrer
Mit dem Fahrzeug fest verbundenes, nicht leicht entfernbares Trenngitter oder eine Trennwand hinter der Sitzreihe
Seitliche Verblechung im Bereich des Laderaums, keine seitlichen Fenster
Die Sitzhalterungen im Laderaumbereich müssen entfernt sein
Durchgehende Stahlverblechung im Bereich des Laderaums
Falls seitliche Laderaumtüren vorhanden sind, muss die Laderaumlänge mindestens 1.500 mm sein
Das Fahrzeug muss kraftrechtlich und zolltarifisch als Lastkraftwagen einzustufen sein
Als Kleinlastwagen gelten auch Kastenwagen, Pritschenwagen und Leichenwagen.
Achtung:
Die erforderlichen Merkmale müssen bereits werkseitig, d.h. vom Produzenten oder Generalimporteur hergestellt werden. Ein nachträglicher Umbau bewirkt keine Änderungen der Einstufung. Für ein als PKW ausgeliefertes Fahrzeug gibt es daher auch dann keinen Vorsteuerabzug, wenn er später zu einem Klein-LKW umgebaut wird.
Sonderfall Kleinbus (auch „Mini-Van“)
Kleinbusse gelten aufgrund eines Urteils des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) aus dem Jahr 2002 umsatzsteuerlich als LKW und sind daher vorsteuerabzugsberechtigt.
Was ist ein Kleinbus?
Unter einem Kleinbus ist ein Fahrzeug zu verstehen, das ein kastenförmiges Äußeres hat uns das zur Beförderung von mindestens sieben Personen einschließlich Lenker zugelassen ist.
Das Finanzministerium veröffentlicht und ergänzt laufend die Liste jener Kleinlastkraftwagen und Kleinbusse, die diese Merkmale erfüllen.
Unabhängig vom Ausmaß der betrieblichen Nutzung gilt das Kfz umsatzsteuerlich als nicht für das Unternehmen angeschafft und die Vorsteuern für PKW und Kombi sind daher nicht abzugsfähig. Dies gilt z.B. auch dann, wenn das Fahrzeug zu 100 % betrieblich eingesetzt wird.
Vom Abzugsverbot sind nicht nur Anschaffungskosten und Leasingraten, sondern auch laufende Kosten wie z.B. Treibstoffe, Reparaturen, Mautgebühren, Garagierung etc. betroffen.
Ausgenommen davon sind:
Vorführkraftfahrzeuge
Kraftfahrzeuge, die zum gewerblichen Weiterverkauf bestimmt sind (Kfz-Händler)
Fahrzeuge, die mindestens 80 % der gewerblichen Personenbeförderung (Mietwagen, Taxi, Hotelwagen) oder der gewerblichen Vermietung (Leasingfahrzeuge) dienen.
Seit 2010 erfolgt die Bestimmung des Leistungsorts bei der langfristigen Vermietung von Beförderungsmitten (über 30 Tage) im B2B Bereich nach der Grundregel. Der Leistungsort ist dort, wo der Empfänger der Leistung seinen Sitz hat. D.h. die Leasingrate für einen von einem österreichischen Unternehmer z.B. in München geleasten PKW unterliegt der österr. USt. Es kommt zum Übergang der Steuerschuld, der österreichische Unternehmer muss österr. USt zahlen, hat aber keinen Vorsteuerabzug.